Dagens affärsvärld är otroligt konkurrensutsatt och snabbrörlig. Företag måste snabbt anpassa sig till förändringar i marknaden men inte minst i den digitala världen.
Med det sagt är effektiv hantering av resurser och processer otroligt viktigt för företag. Av denna anledning använder många företag ERP-system (Enterprise Resource Planning) som är ett verktyg som integrerar och automatiserar olika affärsfunktioner inom organisationen. Fördelen med detta är att det möjliggör bättre samordning och optimering av verksamheten vilket översätts till ökad produktivitet, kostnadsbesparingar, och överlag en smidigare hantering av verksamheten i stort.
Med detta sagt är ett ERP system såsom Netsuite någonting som alla företag bör överväga. Samtidigt kan det vara knepigt att veta vilket ERP system man bör välja och vad man bör tänka på när man gör sitt val. Att välja fel system kan tvärtom leda till ineffektivitet, ekonomiska förluster, och frustration bland anställda. Å andra sidan kan rätt ERP system system bidra till de fördelar som vi diskuterat ovan, inklusive ökad kundnöjdhet och en effektivare organisation vilket bidrar till att stödja företagets tillväxt.
För att hjälpa dig på travel ska vi i denna artikel därför guida dig för hur man väljer rätt ERP-system. Vi ska gå igenom de viktigaste sakerna att tänka på och hur man väljer ett system som passar just ditt företags behov.
Förstå Dina Affärsbehov
Det första steget när du väljer alla typer av företagssystem är att utvärdera ditt företags behov. Det finns många olika ERP-system på marknaden som var och en är utvecklade för olika syften, behov, och användningsområden. Av denna anledning kanske inte alla system passar just dina behov, även om de kan vara ett utmärkt val för andra.
Här är de viktigaste stegen för att börja:
Identifiera dina Affärsprocesser
Först och främst bör du kartlägga de affärsprocesser som ditt företag behöver stöd för. Detta inkluderar allt från försäljning och kundrelationer till lagerhantering och ekonomi. Gör därför en lista över de viktigaste processerna och fundera på hur dessa för närvarande hanteras. Ställ frågor som:
- Vilka processer är mest tidskrävande?
- Vilka områden har de största ineffektiviteten?
- Vilka processer skulle gynnas mest av automatisering och integration?
Att skapa en bättre bild av dina nuvarande arbetsflöden gör att du bättre kan förstå vilka funktioner som är nödvändiga i ditt ERP-system.
Långsiktiga Mål
Nästa steg är att definiera ditt företags långsiktiga mål. Eftersom att ett ERP-system är en långsiktig investering är det viktigt att ha tydliga affärsmål och strategier. Ditt företag och dess behov ser antagligen inte likadant ut om fem år som det gör idag. Med det sagt, här är några viktiga frågor att överväga:
- Planerar du att expandera till nya marknader?
- Kommer du att öka antalet anställda eller diversifiera dina produkter och tjänster?
- Vilka nya affärsmodeller eller teknologier planerar du att implementera?
När du har en tydlig bild av svaren på dessa frågor blir det enklare att förstå dina långsiktiga mål och därmed kunna välja ett ERP-system som möter dina nuvarande behov och samtidigt kan anpassas och skalas i takt med att ditt företag växer.
Bara som exempel, ett tillverkningsföretag kan behöva ett ERP-system som erbjuder produktionsplanering, lagerhantering och kvalitetskontroll. Automatisering av produktionsprocesser och spårning av materialflöden kan också vara viktiga avgörande för att förbättra effektiviteten och minska kostnaderna.
Å andra sidan kan ett detaljhandelsföretag kan ett ERP-system med funktioner för lagerhantering, kundrelationer (CRM) och försäljningsrapportering vara viktigt. Ett detaljhandelsföretag kan också behöva ha möjligheten att integrera med e-handelsplattformar och hantera flera försäljningskanaler.
Som du kan se är varje företags behov unika och kan variera mycket. Därmed är det viktigt att välja ett ERP system utifrån detta.
Funktionalitet och Skalbarhet
När du har en bättre bild över dina nuvarande och framtida behov är det viktigt att utvärdera funktionaliteten och skalbarheten hos potentiella ERP-system. Ett ERP-system måste kunna hantera dina aktuella krav samtidigt som det kan anpassas för framtida tillväxt och förändringar.
Ett bra ERP-system bör erbjuda ett brett utbud av funktioner som stödjer olika aspekter av din verksamhet. De vanligaste och viktigaste funktionerna inkluderar bland annat:
Finans och Redovisning
Detta är ofta grunden i ett ERP-system. Systemet bör kunna hantera allt från bokföring, huvudbok och leverantörsreskontra till budgetering och finansiell rapportering. Automatisering av finansiella processer minskar risken för fel och sparar enormt mycket tid och pengar.
HR och Lönehantering
HR-funktioner är viktiga för att kunna hjälpa till att effektivisera personaladministration, rekrytering, prestationshantering och lönehantering. Detta gör det enklare att hantera anställda samtidigt som man på ett enklare sätt kan säkerställa att man efterlever olika arbetslagar.
Lager och Lagerhantering
Ett bra ERP-system bör erbjuda realtidsöversikt över lagerstatus och orderhantering. Funktioner för att spåra produkter, hantera lagerplatser och optimera lagerhållning är bara några av alla funktioner som kan vara värdefulla för att effektivisera verksamheten.
Kundrelationer (CRM)
CRM-system (customer relationship management system) är otroligt värdefulla för i princip alla företag. CRM system används brett av alla företag och har enorma fördelar när det kommer till att effektivisera kundrelationer, kundservice, och försäljningsprocessen. Ett bra CRM-system kan förbättra kundnöjdheten och samtidigt hjälpa till att effektivisera och förbättra försäljning.
Produktion och Logistik
Tillverkningsföretag involverar ofta en mängd olika komplexa processer. Här är områden såsom produktionsplanering, arbetsorderhantering och kvalitetskontroll viktiga funktioner. Av Enna anledning ä det nödvändigt att ERP-system kan hantera logistiken kring dessa så att produktionen kan flyta på som den ska
Projektledning
Sist men inte minst, många företag arbetar med projekt på olika sätt, särskilt tjänsteföretag. För dessa arbetsområden är projektledning en särskilt viktig funktion. Detta inkluderar allt från projektplanering, tidsregistrering, kostnadsberäkning och allokering av resurser.
Skalbarhet
Som vi diskuterade tidigare ser ditt företag idag antagligen inte ut som det kommer att göra om några år. Därför är skalbarhet något som du bör överväga när du väljer ett ERP-system. Det är viktigt att systemet kan skalas upp och ner och anpassas efter dina behov i takt med att företaget växer, omstruktureras, med mera.,
Ett skalbart ERP-system bör därför vara anpassningsbart till dina specifika behov. Det är hjälpsamt om systemet gör det möjligt att anpassa funktioner och moduler beroende på hur din verksamhet utvecklas. Systemet bör också kunna hantera en växande användarbar. Om ditt företag till exempel växer och anställer fler personer bör ERP-systemet kunna stödja detta utan prestandaförlust.
Detsamma gäller också datavolym. I takt med att ditt företag växer kommer också datavolymen att öka. Systemet kommer därför att behöva bearbeta och lagra denna information effektivt.
Fortsättningsvis är också integration en viktig aspekt som innebär att du kan integrera ditt ERP-system med andra system. Detta kan till exempel inkludera e-handelsplattformar och betalningslösningar.
Användarvänlighet
Dt är en fin balansgång mellan användarvänlighet och funktionalitet. Eftersom att många från din organisation antagligen kommer att använda systemet är det viktigt att det är användarvänligt och lätt att lära sig. Samtidigt är dt naturligtvis också viktigt att det har alla de funktioner som din verksamhet behöver.
Med detta sagt finns det ERP system som både är mer avancerat med fler funktioner som är mer svåranvänt, och system som lägger större vikt på användarvänlighet och enkelhet.
Oavsett vad bör gränssnittet vara intuitivt och användarvänligt så att alla i din organisation förstår sig på det. Detta minskar dessutom tiden det tar för de anställda att lära sig ett nytt system och ökar produktiviteten.
När det kommer till användarvänlighet är enkel navigering en bra början som gör det enkelt för användare att hitta de funktioner och data de behöver. Menyer, flikar och sökfunktioner bör vara intuitiva och lättåtkomliga.
Det hjälper också om systemet har en enhetlig design och layout som förenklar inlärningskurvan och gör det enklare att förstå hur systemets olika delar fungerar. En annan funktion som kanske inte är nödvändig men helt klart värdefull är möjligheten att anpassa användargränssnittet efter just dina behov. På så sätt kan du på ett smidigare sätt skapa en layout som passar just dina behov.
Slutligen, när du har valt system kommer du oundvikligen att behöva utbilda och träna dina anställda på systemet så att de vet hur det fungerar och hur man använder det på ett effektivt sätt.
När du precis har implementerat systemet är det därför viktigt att du tillhandahåller utbildningsmaterial och håller kurser för anställda så att de kan lära sig det nya systemet. Utbildningen kommer antagligen att behöva bestå av både teoretisk genomgång och praktisk användning av systemet.
Tänk på att ERP-system ofta uppdateras med nya funktioner och förbättringar och av denna anledning är kontinuerlig utbildning nödvändig. Som företag bör du därför anordna regelbunden träning och utbildning så att dina anställda kan hålla sig uppdaterade och få ut maximalt av systemets potential.
