Bokföring är en central del i alla företag. Med det sagt är naturligtvis valet av bokföringsprogram ett beslut som bör tänkas igenom noga. Många områden inom företagandet blir alltmer digitalt och detsamma gäller även för bokföringsprogram. Det positiva med detta är att digitaliseringen har möjliggjort än med avancerade och effektiva bokföringsprogram som spar tid och gör arbetet med bokföring betydligt lättare.
Det bokföringsprogram du väljer kommer att påverka allt från din bokföringsprocess till hur enkelt och effektivt det kan skötas. Ett bra bokföringsprogram kommer att spara dig mycket tid och pengar och överlag göra det lättare.
Men om du letar bokföringsprogram har du säkert sett att det finns många olika alternativ där ute. Hur vet du vilket program som passar dig bäst och vilket ska du välja? Det ska vi titta närmare på i denna artikel.
Varför är rätt bokföringsprogram viktigt?
Vi har redan skrapat på ytan av denna fråga men det finns mycket mer att säga om vikten av rätt bokföringsprogram. Även om många upplever det som en något tråkig detalj i företagsverksamheten är valet av det rätta bokföringsprogrammet ett väldigt betydelsefullt beslut. Här är några av anledningarna:
Ett bra bokföringsprogram kan automatisera många av de repetitiva och tidskrävande uppgifterna som bokföring innebär. Det sparar inte bara tid utan minskar också risken för mänskliga fel. På så sätt kan du och dina medarbetare få mer tid för att fokusera på att växa företaget istället för att slösa tid på manuell bokföring.
Ett bra bokföringsprogram ger dick också bättre överblick över ditt företags ekonomi när som helst. Med ett bra bokföringsprogram kan du snabbt generera rapporter och få en god överblick över dina inkomster och utgifter. Det här är naturligtvis väldigt viktigt som företagare för att fatta välgrundade beslut och för att undvika ekonomiska överraskningar.
När det kommer till bokföring finns det dessutom flera regler och krav som ska följas. Bra bokföringsprogram har koll på dessa regler åt dig och gör det lättare för dig att se till att du lever upp till dem utan att ständigt behöva läsa på om olika regler och eventuella förändringar.
En annan viktig fördel är att många moderna bokföringsprogram numera erbjuder avancerade funktioner för dataanalys. Detta gör det möjligt för dig att identifiera trender, mönster och möjliga kostnadsbesparingar. För att kunna optimera och förbättra ditt företag är data som denna otroligt viktig.
Faktorer att överväga vid val av bokföringsprogram
Nu till den kanske viktigaste frågan, nämligen vad du bör tänka på när du ska välja ett bokföringsprogram. Det är lätt att enbart titta på priset för programmet och välja det billigaste men detta är inte idealt av flera anledningar. Är det verkligen värt att välja ett billigare program som i slutändan kräver flera extra timmars arbete bara för att spara några hundralappar? Om du ser det från detta perspektivet är svaret oftast nej.
Istället bör du primärt titta på andra faktorer när du gör ditt val, även om du naturligtvis vill hitta en balans mellan funktionalitet, pris och användarvänlighet
Alla företag har olika behöv när det kommer till bokföringsprogram. Saker som bolagsform, verksamhet, storlek, antal anställda, och mycket mer kan påverka vilken typ av bokföringsprogram som passar ditt företag. Till exempel, bokföringsprogram enskild firma kan ofta vara lite enklare i sina funktioner än ett bokföringsprogram för ett Aktiebolag med hundratals anställda.
Här är några faktorer att tänka på:
- Skalbarhet: Först och främst bör du överväga hur programmet kan anpassas efter ditt företags förutsättningar och tillväxt. Självklart vill du ha ett program som kan växa med dig. Du vill undvika att behöva byta program längre fram bara för att du har växt ut det. Fundera också på om du planerar att expandera internationellt i framtiden. I sådant fall är det viktigt att programmet har stöd för fler valutor och liknande.
- Pris och kostnader: Som sagt kan det vara frestande att omedelbart välja det billigaste alternativet, men det är sällan det mest kostnadseffektiva. Titta istället på hela kostnadsbilden, inklusive månatliga avgifter, eventuella tilläggskostnader och huruvida du måste investera i utbildning för att använda programmet effektivt.
- Användarvänlighet: En av de viktigaste faktorerna är självklart hur lättanvänt programmet är. Du vill inte slösa tid på att försöka klura ut hur man använder programmet eller behöva gå omvägar bara för att programmet är krångligt. Testa programmet eller be om en demo eller testversion innan du bestämmer dig.
- Funktioner och rapporter: Skriv ner de viktigaste funktionerna som ditt företag behöver. När du sedan jämför olika program bör du säkerställa att de har de funktioner som är kritiska för din verksamhet.
- Integration med andra program: Eftersom företagssystem i allmänhet blir mer integrerade är det viktigt att bokföringsprogrammet kan anslutas till andra program som du använder, som exempelvis ditt försäljningssystem eller din lagerhantering. Många fördrar också att kunna koppla programmet till banken för att underlätta arbetet.
- Support och kundtjänst: Oavsett hur bra bokföringsprogrammet är kommer du antagligen att stöta på hinder någon gång under resans gång. Av denna anledning är kundsupport viktigt. Innan du slår till bör du därför kolla att leverantören erbjuder snabb och pålitlig support för att hjälpa dig om du stöter på problem eller har frågor.
Säkerhet och dataskydd
Bokföring och din företags ekonomi är för det mesta känslig information som du inte vill ska hamna i fel händer. Det är därför otroligt viktigt att tänka på säkerheten och dataskyddet när det kommer till bokföringsprogram. När du väljer ett bokföringsprogram bör du kunna känna dig trygg i att din data inte hamnar i fel händer.
Det finns flera olika säkerhetsfunktioner som är önskvärda att ha i ett bokföringsprogram. De viktigaste är följande:
Datakryptering
Se till att ditt bokföringsprogram använder kryptering för att skydda din information.
Åtkomst
Fundera över vilka som behöver tillgång till olika delar av programmet och på vilket sätt de ska ha åtkomst. Begränsa åtkomsten till känslig information om sådan funktion finns och se till att endast behöriga medarbetare kan komma åt den.
Säkerhetsuppdateringar
Se till att programmet uppdateras regelbundet. De flesta bokföringsprogram uppdateras och förbättras ständigt dels för att förbättra funktioner och själva programmet men också för att öka säkerheten.
Säkerhetskopiering
Något som är viktigt att tänka på när det kommer till bokföringsprogram är säkerhetskopiering. Kolla noga på hur datan sparas och säkerhetskopieras i bokföringsprogrammet och om sådan funktion inte finns kan du behöva göra det själv.
En säkerhetskopiering gör det möjligt att återställa datan om något går fel, till exempel om du drabbas av en datorkrasch eller en cyberattack.
Dataskyddsregler
Kontrollera om programvaran följer dataskyddsförordningen (GDPR) och andra regler som är relevanta för din verksamhet. Att bryta mot dessa regler kan innebära böter.
Sist men inte minst bör du kunna övervaka åtkomst och ha möjlighet att snabbt upptäcka och åtgärda eventuella problem när det kommer till åtkomsten.
