Att ha ett effektivt arkivsystem kan spara tid och energi när du har viktig information som snabbt måste återkallas från en stor volym filer. Det finns två typer av arkiveringssystem, de som använder siffror eller numeriska system och de som använder bokstäver eller alfabetiska system. Att lära sig hur man använder dessa system är viktigt för att kunna välja det som är bäst för dig. Även om det finns flera kategorier är det lätt att förstå grunderna i dessa arkivsystem.
Bestäm vilken typ av alfabetiskt och numeriskt system som skulle fungera bäst för de typer av dokument som du vill arkivera. Det finns tre grundläggande alfabetiska system att beakta och fyra numeriska system, varav det vanligaste är decimalsystemet. De tre alfabetiska systemen är aktuella, uppslagsverk och geografiska.
Börja med att definiera det ”aktuella alfabetiska” systemet. Detta är också känt som ”ordbokssystemet” och är det enklaste att förstå. I det här fallet ger varje fil en titel och dessa titlar är ordnade i alfabetisk ordning från A till Ö. De är inte grupperade i ämnen och har inga kategorier så det här systemet är vanligtvis bäst för mindre mängder filer.
Förstå ”uppslagsverket” eller ”klassificerade” system. I detta system finns det stora övergripande rubriker eller ämnen, som historia eller filosofi, som har mindre ämnen alfabetiskt grupperade inuti sig. Om det krävs kan det finnas ytterligare filer ordnade alfabetiskt i dessa underrubriker. Till exempel, i historia kan du ha underrubriker med titeln med årtionden och inuti dessa filer, filer som betecknar vissa aspekter av historien som teknik eller krig. Dessa underkategorier kan fortsätta tills du känner att arkiveringssystemet är effektivt för dig.
Överväg att lära dig det ”geografiska” system för dokument som innehåller information om platser. I likhet med uppslagsverkssystemet har detta system stora kategorier som länder eller stater med underkategorier som städer eller städer i alfabetisk ordning.
Förstå åtminstone grunderna för decimalregistreringssystem. Detta är Deweys decimalsystem som oftast används av bibliotek för att kategorisera böcker och referensmaterial efter telefonnummer. I det här fallet kan du inte ha fler än 10 kategorier på grund av decimalbegränsningen att endast använda siffror noll till nio. Dessa tio kategorier kan sedan delas in i ytterligare 10 kategorier så ofta som behövs på samma sätt som uppslagsverkets alfabetiska system fungerar.
Dela upp decimalsystemet i bitar som är lätta att lära sig. Till exempel kanske ditt nuvarande bibliotek kräver att du har tre decimaler så att dina tio kategorier kommer att listas som 000, 100, 200 och så vidare, var och en med en titel. Inuti var och en av dessa skulle finnas underkategorier som 002 eller 103 tills alla decimaler har fyllts i. I det här fallet står 002 för en kategori på 000-talet och 103 står för en kategori på 100-talet. Detta system är bra för extremt stora mängder information eftersom decimalerna kan utökas och läggas till vid behov.
Tips
Om formell utbildning gör inlärningen enklare kan du överväga att ta en arkivkurs på din lokala community colleges affärsavdelning eller så kan du ta en biblioteksvetenskaplig klass för det mer komplicerade decimalsystemet.
